Aviso conjunto sobre prácticas de privacidad

En vigencia a partir del 19 de febrero de 2018

ESTE AVISO CONJUNTO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

SÍRVASE REVISARLO CUIDADOSAMENTE.

PROPÓSITO:

Este Aviso se provee de parte de “Arkansas Children’s Hospital (ACH)”, Arkansas Children’s Northwest (ACNW), Arkansas Children’s Medical Group (ACMG) y de la universidad “University of Arkansas Medical Sciences (UAMS)” y los miembros del personal médico de ACH y ACNW.

Entendemos que la información médica sobre usted y su salud es algo personal y confidencial y estamos comprometidos a proteger su información médica. Nosotros creamos un registro de la atención médica y los servicios que usted recibió en el ACH, ACNW y en nuestras clínicas ("Arkansas Children's"). Necesitamos este registro para poder proveerle atención médica de alta calidad y también cumplir con ciertos requisitos legales. Este aviso le explicará todas las maneras en que podemos usar y divulgar su información de salud protegida (ISP). También le explicaremos sus derechos y ciertas obligaciones que debemos cumplir con respecto al uso y a la divulgación de su información de salud protegida.

La mayoría de nuestros pacientes en el Arkansas Children's son niños. Cuando mencionamos "usted" o "su" en este Aviso, nos referimos al paciente. Cuando nos referimos a los tipos de divulgación de información hechos a usted, nos referimos a las divulgaciones al paciente, al encargado del paciente o a la persona que está legalmente autorizada a recibir la información acerca del paciente.

Este Aviso de Prácticas de Privacidad indica cómo podemos usar y divulgar su información de salud protegida para poder realizar tratamiento médico, para ejecutar un pago o algún proceso del Sistema de Salud y para otros propósitos permitidos o requeridos por la ley. La "información de salud protegida" es información acerca de usted o de su hijo(a) que es menor de edad, incluyendo nombre, dirección, número de teléfono, etc., que pueda identificarle a usted o que esté relacionada con su pasada, presente o futura salud física o mental y los servicios de atención médica relacionados.

Se requiere por ley que le demos este Aviso y que mantengamos la privacidad de su Información de Salud Protegida (ISP). Debemos cumplir con este Aviso, pero nosotros reservamos el derecho a cambiar las prácticas de privacidad descritas en éste. Este Aviso puede ser accedido en el sitio Web de Arkansas Children's www.archildrens.org y estará presente en las áreas más visibles de nuestra institución. Usted puede recibir una copia actualizada mandando una solicitud escrita a nuestro Funcio­nario de Privacidad: Arkansas Children's Privacy Officer, Arkansas Children's Hospital, #1 Children's Way Slot 681, Little Rock, AR 72202.

Usted puede presentar una queja con nosotros o con el Secretario de Salud y Servicios Humanos de E.E.U.U. si usted cree que se han infringido sus derechos de privacidad. Para presentar una queja con nosotros, usted puede mandar una carta al Funcionario de Privacidad del ACH describiendo la infrac­ción: ACH Privacy Officer, Arkansas Children's Hospital, #1 Children's Way Slot 681, Little Rock, AR 72202. No habrán represalias por presentarnos una queja.

Si tiene preguntas o necesita más información, póngase en contacto con el Funcionario de Privacidad de Arkansas Children’s al 501-364-4368.

¿QUIÉN SEGUIRÁ ESTE AVISO? Este Aviso describe las prácticas de: los profesionales de atención médica de ACH y ACNW autorizados a introducir la información dentro de su registro, los empleados de ACH y ACNW, los miembros del personal médico de ACH y ACNW, los voluntarios y otros miembros del personal de ACH y ACNW, los estudiantes bajo entrenamiento en el Campus de ACH o ACNW, los miembros del Acuerdo del Sistema de Salud Organi­zado: Doctores de UAMS y ACMG, estudiantes médicos de UAMS, las enfermeras de UAMS y ACMG y otros empleados de UAMS y ACMG quienes trabajan o proveen servicios médicos en los campus de ACH y ACNW.

SUS DERECHOS DE SU INFORMACIÓN DE SALUD

Tiene los siguientes derechos con respecto a su información de salud protegida y puede:

• Obtener una copia impresa de este Aviso
• Solicitar por escrito la restricción de ciertos usos y divulgaciones de su información. Nosotros no estamos obligados a cumplir con las restricciones, a menos que usted esté solicitando el restringir cierta información a su plan de seguro médico y a menos que usted o alguien de su parte haya pagado sus servicios de ACH y/o ACNW por completo. La solicitud y el pago por completo deben ser hechos antes que usted reciba cualquiera de los servicios que recibirá.
• Hacer una solicitud razonable para recibir comunicaciones confidenciales de nosotros acerca de su información de salud protegida por otros medios o en ubicaciones alternas.
• Inspeccionar u obtener una copia de los registros (en papel o en formato electrónico) utilizados para tomar decisiones sobre usted. Se le cobrará una tarifa por el costo de las copias, el envío por correo u otros suministros. Se nos permite denegar esta solicitud en determinadas circunstancias. En algunas situaciones, usted puede solicitar una revisión de esta denegación por parte de un profesional de la salud autorizado identificado por Arkansas Children que no participó en la decisión de denegación original. Cumpliremos con la decisión de esta revisión. Podemos negar el acceso a las notas de psicoterapia.
• Revisar u obtener una copia de registros (impresa o en for­ma electrónica) usadas para hacer decisiones sobre usted. Se le cobrará por el costo de copiar, enviar por correo y otros suministros. La ley nos permite denegar esta solicitud bajo ciertas circunstancias. En algunas situaciones, usted puede pedir que un profesional de servicios médicos identificado por Arkansas Children's que no estuvo involucrado en la denegación orig­inal a revise el caso. Debemos cumplir con el resultado de dicha revisión del caso. Podemos denegar acceso a las notas de psicoterapia.
• Pedir que se cambie su registro si cree que la información está incompleta o incorrecta. Sin embargo, la ley nos permite denegar esta solicitud en ciertas circunstancias. Podemos pedirle que haga estas solicitudes de cambios por escrito y nos provea una razón que apoye su solicitud.
• Obtener un registro de ciertas divulgaciones de su información de salud protegida.
• Proveernos una autorización o un permiso por escrito con respecto a los usos y las divulgaciones de su Información de Salud Protegida que no están cubiertas por este Aviso o permitidas por la ley. Con la excepción de que ya se haya ejecutado el uso o la divulgación, usted puede revocar (o cancelar) dicha autorización. Esta cancelación debe ser hecha por escrito.

Para revisar u obtener una copia de sus registros, mande una solicitud por escrito al Director de Gestión de la Información Médica (Registros Médicos) de ACH. Cualquier otra solicitud debe ser enviada al Funcionario de Privacidad de Arkansas Children's.

NUESTRAS RESPONSABILIDADES

Estamos obligados a mantener la privacidad de su información de salud protegida, seguir las condiciones de este Aviso, proveer este Aviso a usted y notificarle si ha ha­bido una violación de seguridad de su información de salud.

EJEMPLOS DE USOS Y DIVULGACIONES

TRATAMIENTO. La información obtenida por una enfermera, médico u otro profesional de servicios médicos se incluirá en su regis­tro y se usará para planificar y administrar su tratamiento. Po­demos comunicarnos y proveer reportes y otra información a su médico y otras personas autorizadas que están involucra­das con su tratamiento, incluyendo los proveedores de servi­cios médicos fuera de ACH y ACNW. Podemos divulgar su Información de Salud Protegida a otros proveedores de servicios médicos, entidades que reportan salud pública y compañías de seguro médico para tratamiento, para pago o para propósitos de procesos usando el Arkansas Children’s Care Network (ACCN), Epic’s Care Everywhere y/o el sistema State Health Alliance for Records Exchange (SHARE) a menos que usted opte no participar en el sistema SHARE. Su Información de Salud Protegida puede ser compar­tida entre ACH, ACNW, ACMG y UAMS como sea necesario para poder com­pletar su tratamiento.

PAGO. Una factura se le enviará a usted y posiblemente a su compañía de seguro médico con información sobre su diagnóstico, procedimientos y suministros usados. También puede que divulguemos información limitada sobre su factu­ra a otros para obtener pago. Su Información de Salud Prote­gida puede que sea compartida entre ACH, ACNW, ACMG y UAMS como sea necesario para poder obtener su pago.

OPERACIONES REGULARES DE CUIDADOS DE SALUD. Nosotros podemos usar su Información de Salud Protegida (ISP) para verificar la atención que recibió, cómo respondió a ella y para otros fines comerciales relacionados con el funcionamiento del hospital, grupo médico o clínica. Además, podemos compartir su ISP, según sea necesario, para llevar a cabo las funciones comerciales de rutina. La ISP se puede compartir entre ACH, ACNW, ACMG y UAMS según sea necesario para llevar a cabo las operaciones de atención médica.

Socios. Podremos compartir alguna parte de la infor­mación de salud protegida con personas o compañías externas que nos proporcionan servicios, por ejemplo, la mecanografía de los informes médicos.

Directorio de pacientes. A menos que usted nos indique lo contrario, puede que divulguemos su nombre, ubicación en el hospital, estado general a quien nos pregunte por usted por nombre. Si usted nos lo provee, su afiliación religiosa puede ser compartida con los miembros del clero.

Notificación. Podremos usar o divulgar la información de salud protegida para avisar a un familiar u otra persona que participe en sus cuidados acerca de su ubicación en el hospi­tal y su estado general a menos que usted nos diga que no lo hagamos.

Comunicación con la familia. Un médico, enfermera u otro profesional de cuidados de la salud podrá compartir la información de salud protegida con un familiar, un amigo ín­timo o una persona que usted identifique, si participan en sus cuidados en el pago por sus cuidados, a menos que usted nos diga que no lo hagamos.

Investigación. Nuestros investigadores podrán usar la Información de Salud Protegida con su permiso o después de recibir la aprobación de nuestro consejo de revisión especial, conocida como el Institutional Review Board (IRB), cuyos miembros revisan y aprueban el proyecto de investigación. En ciertas circunstancias, el IRB puede determinar que su autorización no sea necesaria y proveer una dispensa. En otras instancias, su autorización (permiso) será requerida para poder divulgar su información de salud protegida para la investi­gación.

Investigadores, médicos forenses, funerarias. La ley nos permite hasta cierto grado divulgar la información de salud protegida a estas personas para que puedan llevar a cabo su trabajo.

Organizaciones de donantes de órganos. Si usted es donante de órganos, tenemos que compartir la información de salud protegida con la agencia de donación de órganos para que puedan hacer la donación de tejidos u órganos o según estemos obligados a hacerlo por ley.

Recaudación de fondos. Nuestra Fundación podrá ponerse en contacto con usted acerca de nuestras campañas de recaudación de fondos o eventos caritativos para recaudar fondos para ACH y/o ACNW. Usted tiene el derecho a optar el no recibir comunicaciones de nuestra Fundación y lo puede hacer llamando al 1-800-880-7491 o por correo electrónico a giving@archildrens.org o achfdn@archildrens.org.

Comercialización. En ciertas circunstancias, podemos contactarle como parte de nuestra promoción. Podemos usar su información de salud protegida para nuestros propósitos de promoción sin su autorización solo cuando hablemos de productos o servicios con usted en persona o le proveamos un regalo de valor nominal relacionado al producto o servicio. Para otro tipo de promoción, debemos obtener una autorización por escrito. El proveerle información o recordatorios para rellenar sus recetas médicas que toma actualmente no se considera como promoción.

Venta de información. Nosotros no venderemos su información sin su autorización previamente recibida por escrito o como permitido por la ley.

Administración de Alimentos y Fármacos (Food and Drug Administration: FDA). Podremos compartir la información de salud protegida con ciertas agencias de gobierno como la FDA para que puedan retirar fármacos o equipos.

Compensación de Trabajadores (Workers Compensation). Podremos divulgar la información de salud protegida para los reclamos de compensación laboral.

Salud pública. Podremos dar información de salud pro­tegida a las agencias de salud pública que están a cargo de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidades o según los requisitos de la ley.

Enfermedad contagiosa. Podremos divulgar infor­mación de salud protegida, si lo autoriza la ley, a una per­sona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa o pueda estar en peligro de contraer la enfermedad o trastorno.

Institución penal. Si usted es un preso en una institución penal, podemos divulgar su información de salud protegida a la institución o los cuerpos policiales como sea necesario para su salud o la salud o seguridad de otros.

Cuerpos policiales. Podemos divulgar su información de salud protegida para ser usada por los cuerpos policiales como requerido por la ley.

Requisitos legales. Tendremos que divulgar la información de salud protegida cuando lo requieran las leyes federales, estatales o locales.

Agencias de supervisión de la salud. Nosotros debemos divulgar su Información de Salud Protegida (ISP)a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley, como investigaciones e inspecciones. Las agencias de supervisión son aquellas que supervisan el sistema de atención médica, los programas de beneficios del gobierno, como Medicaid, y otros programas regulatorios del gobierno.

Abuso o negligencia. Tendremos que divulgar la infor­mación de salud protegida a autoridades gubernamentales que estén autorizadas por ley a recibir reportes sobre sospecha de abuso infantil o negligencia involucrando a niños o adultos en peligro.

Procesos legales. Podremos divulgar información protegida de su salud en el transcurso de cualquier proceso ju­dicial o administrativo, como respuesta a una orden de un tribunal, y bajo ciertas condiciones como respuesta a una citación, solicitud de producción de documentos u otros procesos legales como permitido por la ley.

Usos y divulgaciones obligatorios. Tenemos que hacer divulgaciones cuando lo requiera el Secretario del Depar­tamento de Salud y Servicios Humanos para investigar o determinar nuestro cumplimiento de los requisitos de las Normas de Privacidad de la Ley de Responsabilidad y Trans­ferencia del Seguro Médico (Health Insurance Portability & Accountability Act, HIPPA).

Para evitar daños. Podremos usar y divulgar información sobre usted cuando sea necesario para prevenir un riesgo grave para su salud o la seguridad de la salud pública o de otra persona.

Para funciones específicas del gobierno. En ciertas situaciones podremos divulgar información protegida sobre la salud del personal militar o los excombatientes. Podremos divulgar información de salud protegida para las actividades de seguridad nacional según los requisitos legales.

Otros usos de la información médica

El uso y el hecho de compartir información médica no cubierta por este Aviso o las leyes aplicables al uso se harán solamente con su permiso escrito. Podrá cancelar esta autorización en cualquier momento, pero tendrá que hacerlo por escrito. Si cancela esta autorización, no usaremos o divulgaremos información médica sobre usted por los motivos indicados en su autorización escrita a menos que la ley nos obligue a hacerlo. No podemos revocar las divulgaciones que ya hayamos hecho.

Revisado diciembre de 2017