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Aviso conjunto sobre prácticas de privacidad

Arkansas Children's Hospital
Arkansas Children’s Northwest
Arkansas Children’s Medical Group
University of Arkansas for Medical Sciences
Personal médico de Arkansas Children's Hospital
Personal médico de Arkansas Children's Northwest
 

Aviso conjunto sobre prácticas de privacidad
Fecha de entrada en vigencia: 19 de febrero de 2018

EL PRESENTE AVISO DESCRIBE EL MODO EN QUE SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER USADA Y DIVULGADA Y ESPECIFICA LA MANERA EN QUE USTED PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN.

LÉALO DETENIDAMENTE.

OBJETIVO: 

El presente Aviso se ofrece en nombre de Arkansas Children's Hospital (ACH), Arkansas Children's Northwest (ACNW), Arkansas Children's Medical Group (ACMG), la University of Arkansas Medical Sci­ences (UAMS) y los miembros del personal médico de ACH y ACNW.

Comprendemos que la información médica que a usted y su salud concierne es personal y confidencial, por lo que nos comprometemos a proteger dicha información médica. Llevamos un registro de la atención y los servicios que usted recibe en ACH, ACNW y nuestras clínicas (de aquí en adelante, "Arkansas Children's"). Necesitamos dicho registro para brindarle una atención de la mejor calidad y para acatar ciertas exigencias legales. El presente Aviso le ofrece información sobre las diferentes maneras en que podemos usar y divulgar su información de salud protegida. En el presente, también especificamos sus derechos y ciertas obligaciones que nosotros tenemos en cuanto al uso y la divulgación de su información de salud protegida.

La mayoría de los pacientes del Arkansas Children's son niños. Cuando usamos los términos "usted" o "su" en el presente Aviso, nos estamos refiriendo al paciente. Al mencionar la información que "usted" recibe mediante nuestros diferentes tipos de divulgación, nos estamos refiriendo a la información que divulgamos al paciente, al tutor legal del paciente o a la persona legalmente autorizada para recibir la información relativa al paciente.

El presente Aviso sobre prácticas de privacidad describe el modo en que podemos usar y divulgar su información de salud protegida, con el objetivo de desempeñar actividades relativas a tratamientos, pagos o atención médica y también para cumplir con otros objetivos autorizados o exigidos por la ley. La "información de salud protegida" (PHI) es información referente a usted o a su hijo menor de edad, que incluye datos demográficos tales como nombre, dirección, números telefónicos y demás datos que pueden servir para identificarle a usted y que se relacionan con su estado de salud física o mental pasado, presente o futuro, y con los servicios de atención médica relativos a dicho estado de salud.

Tenemos la obligación de publicar el presente Aviso para que pueda leerlo, como así también de mantener la confidencialidad de la información de salud protegida. Estamos obligados a regirnos por el presente Aviso, pero nos reservamos el derecho de modificar las prácticas de privacidad aquí especificadas. El presente Aviso está disponible en la página web de Arkansas Children's, a la cual se puede ingresar en www.archildrens.org, y será exhibido en las áreas más importantes de nuestras instalaciones. Usted podrá recibir una copia modificada de este Aviso enviando una solicitud por escrito al Departamento de Privacidad de Arkansas Children's: Arkansas Chil­dren's Hospital, #1 Children's Way Slot 681, Little Rock, AR 72202. Si considera que sus derechos de privacidad han sido infringidos, puede presentarnos su queja o presentarla al Secretario de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. Si desea presentarnos su queja directamente, puede enviar una carta con el detalle de la mencionada infracción al director del Departamento de Privacidad de Arkansas Children's a la siguiente dirección: Arkansas Children's Hos­pital, #1 Children's Way Slot 681, Little Rock, AR 72202. No se tomará represalia alguna por la presentación de quejas.

Si tiene alguna pregunta o necesita más información, comuníquese con el director del Departamento de Privacidad de Arkansas Children's llamando al 501-364-4368.

¿QUIÉNES ESTÁN SUJETOS A ESTE AVISO?:  El presente Aviso describe las prácticas de: los profesionales de la salud de ACH y ACNW que están autorizados a ingresar información en sus registros, los empleados de ACH y ACNW, el personal médico de ACH y ACNW, los voluntarios y demás miembros del personal clínico de ACH y ACNW, los estudiantes que se están capacitando en el campus de ACH o ACNW y los miembros del Organized Health Care Agreement: los médicos de la UAMS y el ACMG, los estudiantes de medicina de la UAMS, los profesionales de enfermería de la UAMS y el ACMG, además de otros empleados de la UAMS y el ACMG que trabajen o brinden servicios de atención médica en los campus de ACH y ACNW.

LOS DERECHOS QUE USTED TIENE SOBRE SU INFORMACIÓN DE SALUD:

Usted tiene derechos en relación con su información protegida de salud, los cuales le habilitan para:

  • Obtener una copia impresa del presente Aviso
  • Solicitar por escrito la restricción de ciertos usos y divulgaciones de su información. No tenemos la obligación de aceptar las restricciones solicitadas, salvo que usted solicite restringir la divulgación de cierta información a su plan de salud y que usted, o alguna otra persona en representación suya, haya pagado en su totalidad los servicios de ACH y/o ACNW por usted recibidos. Tanto la solicitud de restricción como el pago total deberán hacerse antes de la prestación de cualquiera de los servicios.
  • Presentar una solicitud razonable para recibir los comunicados confidenciales sobre su PHI que nosotros le enviamos a través de otro medio o en otra dirección.
  • Inspeccionar u obtener una copia (en formato impreso o electrónico) de los registros que se utilizan para tomar decisiones relativas a su persona. Se le cobrará un cargo por el costo de fotocopias, envío postal u otros suministros utilizados con dicho fin. Estamos autorizados a denegar esta solicitud bajo ciertas circunstancias. En ciertas situaciones, usted podrá solicitar la revisión de dicha denegación por parte de un profesional de atención médica con licencia, designado por Arkansas Children's, no interviniente en la decisión original de denegar su pedido. Nosotros acataremos el resultado de esta revisión. Podemos denegar el acceso a informes sobre psicoterapias.
  • Solicitar que modifiquemos sus registros, si considera que la información allí contenida es incompleta o incorrecta; sin embargo, podemos denegar esta solicitud en ciertas circunstancias. Podemos solicitarle que envíe dichas solicitudes de modificación por escrito y que indique el motivo de su pedido.
  • Obtener un registro de ciertas divulgaciones de su PHI.
  • Brindarnos una autorización (o un permiso) por escrito para usar y divulgar su PHI de maneras no contempladas en el Aviso o prohibidas por la ley. Exceptuando las instancias en que el uso o la divulgación de la información ya se haya hecho, usted podrá revocar (o cancelar) esta autorización. La solicitud de cancelación debe enviarse por escrito.
  • Para revisar sus registros u obtener una copia de los mismos, envíe una solicitud por escrito al director del Departamento de Registros Médicos de ACH. Todas las demás solicitudes deben enviarse al director del Departamento de Privacidad de Arkansas Children's.

NUESTRAS RESPONSABILIDADES:

Tenemos la obligación mantener la confidencialidad de su PHI, regirnos por los términos del presente Aviso, poner el presente Aviso a su disposición y enviarle una notificación si se filtra alguno de los datos relativos a su información de salud.

Ejemplos de usos y divulgaciones

TRATAMIENTO: la información recabada por un(a) enfermero(a), un médico u otro empleado del servicio de atención médica será ingresada a su registro médico y utilizada para la planificación y el seguimiento de su tratamiento. Es posible que nos comuniquemos con, y proporcionemos informes u otro tipo de información a, su médico u otras personas autorizadas que contribuyan a su atención, incluidos los proveedores de atención médica no pertenecientes a ACH y/o ACNW. Podremos divulgar su PHI a otros proveedores de atención médica, a entidades informantes del área de la salud pública o a los planes de atención médica, por cuestiones de tratamiento, pago u operativas, utilizando la Arkansas Children's Care Network, Care Everywhere de Epic y/o el State Health Alliance for Records Exchange (SHARE), salvo que usted haya denegado participar en las mismas. También es posible que su PHI sea compartida entre ACH, ACNW, ACMG y UAMS si las circunstancias así lo requieren.

PAGO: se le enviará una factura a usted y/o a su compañía de seguro, en la cual se incluirá información sobre su diagnóstico, los procedimientos llevados a cabo y los suministros utilizados. También podremos divulgar información limitada contenida en su factura a terceros para obtener un pago. Puede que la PHI sea compartida entre ACH, ACNW, ACMG y UAMS si es necesario para procesar el pago.

ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA ATENCIÓN MÉDICA.  Es posible que usemos su PHI para verificar la atención que ha recibido y su respuesta a la misma, pero también para otros fines comerciales relativos al funcionamiento del hospital, el grupo médico o la clínica. Además, es posible que usemos su PHI, de ser necesario, para desarrollar las operaciones comerciales de rutina. Puede que la PHI sea compartida entre ACH, ACNW, ACMG y UAMS si es necesario para procesar operaciones concernientes a su atención médica.

Socios comerciales. Podemos compartir parte de su PHI con terceros externos o compañías que nos brindan determinados servicios, tales como la redacción de informes médicos en una computadora.

Directorio de pacientes. Salvo que nos indique lo contrario, podremos divulgar su nombre, ubicación dentro de las instalaciones y condición de salud general a personas que pregunten por usted y den su nombre al hacerlo. Su afiliación religiosa también puede ser informada a los miembros del clero, si usted nos la indica.

Notificación. Podremos usar o divulgar PHI para notificar a un familiar suyo o a otra persona interviniente en su atención sobre su ubicación y estado de salud general, salvo que usted nos indique lo contrario.

Comunicación con la familia. Un médico, un(a) enfermero(a) u otro empleado del servicio de atención médica puede compartir su PHI con un miembro de su familia, un amigo íntimo o una persona por usted designada, si dichas personas intervienen en su atención o en el pago de los servicios de atención que usted recibe, salvo que usted nos indique lo contrario.

Investigación. Su PHI puede ser utilizada con fines de investigación en ciertas circunstancias, luego de haber obtenido su permiso o luego de haber recibido la autorización de una junta especial de revisión, conocida como la Institutional Review Board (IRB), cuyos miembros revisan y aprueban el proyecto de investigación en cuestión. En ciertas circunstancias, el IRB puede determinar que su autorización no es necesaria y emitir una dispensa. En todos los demás casos, su autorización (permiso) será necesario para divulgar su PHI con fines de investigación.

Auxiliares forenses, médicos forenses y directores de funerarias. Podemos divulgar PHI a estas personas, en la medida en que la ley así lo permita, para que puedan desempeñar sus funciones.

Organizaciones de donación de órganos. Si usted es donante de órganos, es posible que, en ciertas circunstancias o si la ley lo exige, compartamos su PHI con la agencia de donación de órganos por motivos relacionados con la donación de tejido u órganos.

Recaudación de fondos. Nuestra fundación puede usar información para notificarle sobre campañas de recaudación de fondos o sobre otros eventos de beneficencia orientados a la recaudación de dinero para ACH y/o ACNW. Usted tiene derecho a cancelar los comunicados relativos a recaudación de fondos y para hacerlo, puede llamar al 1-800-880-7491 o enviar un email a giving@archildrens.org o a achfdn@archildrens.org.

Comercialización. Puede ocurrir que, en ciertas circunstancias, le contactemos en el marco de nuestras iniciativas de comercialización. Podremos usar su PHI con fines de comercialización sin su autorización solo cuando hablemos con usted personalmente sobre los productos o servicios que deseamos comercializar o cuando le otorguemos un obsequio de valor nominal relacionado con el producto o servicio. Para otro tipo de actividades de comercialización, solicitaremos su autorización por escrito. Brindarle información o recordatorios sobre reposición de un medicamento que esté tomando no se considera comercialización. 

Venta de información: no venderemos su información sin su previa autorización por escrito o salvo que la ley así lo permita por otros medios.

Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA). Podemos compartir su PHI con ciertas agencias gubernamentales, como la FDA, para que puedan retirar del mercado ciertos medicamentos o equipos.

Indemnización de empleados. Podemos divulgar su PHI en cuestiones relativas a reclamos de indemnización por parte de empleados.

Salud pública. Podemos proporcionarle su PHI a agencias de salud pública encargadas de prevenir y controlar enfermedades, lesiones o discapacidades, o en cumplimiento de las exigencias de la ley.

Enfermedad contagiosa. Podemos divulgar su PHI, si la ley así lo autoriza, a una determinada persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa o que, por alguna otra razón, corra riesgo de contraer o propagar la enfermedad o afección en cuestión.

Institución correccional. Si usted es un recluso de una institución correccional, podemos divulgar su PHI a dicha institución o a las autoridades policiales si esto es necesario por su salud o por la salud y seguridad de terceros.

Organismos del orden público. Podemos divulgar su PHI por asuntos relacionados con las fuerzas del orden público o si la ley así nos lo exige.

Cumplimiento de la ley. Debemos divulgar su PHI cuando las leyes federales, estatales o locales así nos lo exijan.

Supervisión de salud. Tenemos la obligación de divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley, tales como investigaciones e inspecciones. Las agencias de supervisión son las que supervisan el sistema de atención médica, los programas de beneficios del gobierno, como por ejemplo Medicaid, y otros programas gubernamentales de regulación.

Abuso o negligencia. Tenemos la obligación de divulgar su PHI a las autoridades gubernamentales que están habilitadas por la ley para recibir informes sobre casos de presunto abuso de menores o abandono de persona, en los que la víctima es un niño o un adulto en situación de riesgo.

Procesos judiciales. Es posible que divulguemos su PHI en el transcurso de un procedimiento judicial o administrativo, como respuesta a una orden judicial, y, en ciertas circunstancias, como respuesta a una citación judicial, un pedido de presentación de pruebas u otros procedimientos de tipo judicial, según lo autorice la ley.

Usos y divulgaciones de índole obligatoria. Tenemos la obligación de divulgar información cuando el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Sociales así nos lo exige para investigar o establecer nuestra observancia de los requerimientos establecidos por las normas sobre privacidad contenidas en la ley HIPAA.

Para evitar daños. Podremos usar y divulgar su información, cuando sea necesario, para evitar una amenaza grave a su salud o seguridad, o a la salud y seguridad del público en general o de terceros.

Para funciones gubernamentales específicas. Es posible que en ciertas situaciones divulguemos PHI de personal militar y veteranos de guerra. Podemos divulgar PHI por cuestiones relativas a actividades de Seguridad Nacional exigidas por la ley.

Otros usos de la información médica:

Cualquier uso o divulgación de información médica que no se contemple en este Aviso o en las leyes que regulan dicho uso o divulgación se hará exclusivamente con su autorización (permiso) por escrito. Usted podrá cancelar dicha autorización en cualquier momento, pero deberá hacerlo por escrito. Si usted cancela esta autorización, dejaremos de usar o divulgar información médica relativa a su persona por las razones contempladas en su autorización escrita, salvo que la ley nos exija lo contrario. No podemos revertir las divulgaciones que ya hemos hecho.

Modificado en diciembre de 2017